Để quản lý được nhân sự, bạn cần thiết lập các thông tin hệ thống cơ bản như địa điểm, công ty, bộ phận, logo công ty... Bạn thực hiện theo các bước sau
Để quản lý công ty, bạn cần thiết lập địa chỉ công ty có trụ sở và tọa độ GPS của công ty. Trong FlexHR địa chỉ của công ty được quản lý riêng trong một danh mục địa điểm.
Trong công ty có các máy chấm công (máy quét vân tay, máy quét thẻ từ,...) để thực hiện việc chấm công. Khi nhân viên thực hiện việc quét vân tay ở máy chấm công, phần mềm sẽ xác nhận nhân viên đã đến công ty làm việc theo thời gian quét vân tay. Trong FlexHR, máy chấm công được gắn với địa điểm, khi nhân viên quét vân tay thì phần mềm xác nhận nhân viên đã đến địa điểm đó để làm việc theo thời gian quét vân tay.
Kết hợp giữa công ty, địa điểm, máy chấm công, FlexHR biết được nhân viên chấm công vào, ra vào thời điểm nào, ở đâu.
Tương tự việc áp dụng địa điểm để quản lý công ty, địa điểm cũng được áp dụng để quản lý các dự án. Khi nhân viên làm việc tại các dự án ở ngoài công ty, nhân viên vẫn có thể được chấm công tại dự án, nếu dự án được thiết lập thông tin địa điểm và có lắp đặt máy chấm công.
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Địa điểm ở đây.
Sau khi đã thiết lập địa điểm, bạn cần thiết lập công ty. FlexHR cho phép bạn quản lý nhiều công ty theo mô hình cha con, như mô hình tập đoàn, đứng đầu là tổng công ty và phía dưới là công ty, dưới công ty là các chi nhánh. Nếu công ty bạn có nhiều văn phòng, chi nhánh, nhà máy, thì bạn nên thiết lập nhiều công ty để dễ quản lý.
Trong phần thiết lập công ty, bạn cần thiết lập địa điểm gắn với công ty. FlexHR cho phép một công ty có nhiều địa điểm, Nếu công ty bạn có nhà máy ở địa diểm A và văn phòng ở địa điểm B, thì bạn có thể thiết lập công ty có hai địa điểm A và B.
Trong mỗi công ty có bộ phận và nhân viên. Phân biệt công ty, bộ phận và nhân viên như sau:
Lưu ý: Bạn không thể thiết lập nhân viên là con của công ty, bạn chỉ có thể thiết lập bộ phận là con của công ty và nhân viên là con của bộ phận.
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Công ty ở đây.
Khác với công ty, dự án là nơi làm việc có thời hạn của nhân viên. Vì vậy khi thiết lập dự án, bạn cần thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án, để quy định thời gian hoạt động của dự án. Trong giai đoạn hoạt động, nhân viên có thể chấm công làm việc ở dự án. Sau thời gian này, nhân viên không thể chấm công ở dự án được nữa.
Nếu công ty bạn có các dự án và cần chấm công cho nhân viên làm việc dự án thì bạn cần thiết lập dự án để quản lý việc chấm công.
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Dự án ở đây.
Bạn cần thiết lập danh sách những người dùng và phân quyền cho người dùng để họ có thể sử dụng phần mềm. Phân biệt giữa người dùng và nhân viên
Người dùng có hai quyền cơ bản là quyền "Quản trị (Admin)" và quyền "Người dùng (user)". Người dùng phần mềm thông thường là "Người dùng (user)", chỉ có các người dùng có quyền thiết lập hệ thống mới có quyền "Quản trị (Admin)". Người dùng có quyền "Quản trị (Admin)" có toàn quyền với phần mềm.
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Người dùng ở đây.
Trong trường hợp công ty của bạn hoạt động ở nhiều quốc gia, ví dụ như dự án ở nước ngoài hoặc bán hàng cho khách hàng ở nước ngoài thì bạn cần thiết lập quốc gia.
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Quốc gia ở đây.
Phần mềm đã thiết lập sẵn các thành phố của Việt Nam. Bạn có thể thay đổi các thiết lập thành phố này hoặc trong trường hợp bạn thiết lập quốc gia mới thì bạn cần thiết lập thêm các thành phố cho quốc gia mới
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Thành phố ở đây.
Bạn cần phải thiết lập danh mục dân tộc, để quản lý hồ sơ nhân viên. Mỗi quốc gia sẽ có các dân tộc khác nhau, vi dụViệt Nam có dân tộc Kinh, Khmer,...
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Dân tộc ở đây.
Bạn cần phải thiết lập danh mục tôn giáo, để quản lý hồ sơ nhân viên. Hệ thống đã có sẵn các giá trị cho trường tôn giáo cơ bản, bao gồm: Đạo hồi, Đạo thiên chúa, Đạo phật , Đạo tin lành. Bạn có thể bổ sung thêm các giá trị mới vào danh mục tôn giáo tùy theo nhu cầu của bạn.
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Tôn giáo ở đây.
Để thống kê nhân viên theo loại hợp đồng lao đồng, bạn cần thiết lập danh mục loại hợp đồng lao động. Phần mềm đã có sẵn các loại hợp đồng lao động hệ thống bao gồm:
Bạn có thể bổ sung thêm các giá trị mới vào danh mục loại hợp đồng lao động tùy theo nhu cầu của bạn.
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Loại hợp đồng lao động ở đây.
Sau khi thiết lập công ty, bạn cần xây dựng sơ đồ tổ chức cho công ty bằng cách thiết lập các bộ phận, phòng ban. Bộ phận, phòng ban là con của công ty.
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Bộ phận ở đây.
Sơ đồ tổ chức là trung tâm của phần mềm, mọi chức năng của phần mềm đều gắn với sơ đồ tổ chức. Hồ sơ nhân viên là đối tượng nằm trong sơ đồ tổ chức. Bạn cần thiết lập danh sách nhân viên và nhập hồ sơ nhân viên trong sơ đồ tổ chức, để phần mềm quản lý nhân viên.
Nhân viên có hai loại nhân viên:
Tại giai đoạn này bạn chỉ cần nhập thông tin chung của nhân viên, các thông tin khác như Trình độ, Hợp đồng lao động,... sẽ được nhập ở quy trình quản lý nhân sự.
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Nhân viên ở đây.
Mỗi nhân viên có vai trò khác nhau và quyền hạn sử dụng phần mềm khác nhau, vì vậy bạn cần phân quyền sủ dụng phần mềm cho nhân viên. Việc phân quyền nhân viên là thiết lập quyền cho từng nhân viên được làm gì và không được làm gì với các chức năng của phần mềm.
Bạn có thể phân quyền cho một nhân viên đơn lẻ hoặc cho một nhóm nhân viên. Việc phân quyền cho nhóm nhân viên sẽ giúp bạn phân quyền nhanh chóng khi bạn có nhiều nhân viên có quyền hạn giống nhau. Ví dụ bạn có thể thiết lập các nhóm nhân viên với các vai trò như sau:
Khi công ty tuyển dụng thêm nhân viên mới, bạn chỉ cần thêm nhân viên mới vào các nhóm nhân viên, thì nhân viên đó sẽ có quyền hạn đã được thiết lập cho các nhóm nhân viên. Ví dụ bạn thêm nhân viên mới vào "Nhóm nhân viên quản trị nhân sự", thì nhân viên này sẽ tự động có các quyền hạn của nhóm "Nhóm nhân viên quản trị nhân sự", mà bạn không cần phải thiết lập quyền hạn cho từng cá nhân.
Quyền nhân viên trong nhóm nhân viên là quyền quản trị chức năng. Nhân viên có quyền quản trị chức năng là có toàn quyền với chức năng đó. Ví dụ nhân viên A thuộc "Nhóm nhân viên quản trị chức năng quản lý nhân sự" thì nhân viên A có toàn quyền với chức năng sơ đồ tổ chức.
Bạn đã hoàn tất việc thiết lập thông tin ban đầu để nhân viên sử dụng phần mềm. Bạn có thể cung cấp tài khoản và mật khẩu để nhân viên truy cập phần mềm.
Hồ sơ nhân viên bao gồm hai loại thông tin:
Để đảm bảo hồ sơ nhân sự luôn có thông tin chính xác, bạn nên trao quyền cho nhân viên tự quản lý thông tin cá nhân của mình. Nhân viên sẽ tự cập nhật và quản lý các thông tin cá nhân mà không cần kiểm duyệt của công ty.
Bạn tham khảo hướng dẫn thiết lập chi tiết Tùy chọn ở đây.
Gợi ý:
Nếu vẫn không thực hiện được chức năng bạn muốn, bạn làm theo hướng dẫn Hỗ trợ trực tuyến tại đây để được hỗ trợ.
Trâm Anh